Privacy beleid – Rotary Club Bloemendaal Caprera (RCBC)

​

1. Verantwoordelijke

Rotary Club Bloemendaal Caprera (“RCBC”) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Contact: info@rcbc.nl

​

2. Doeleinden van gegevensverwerking

RCBC verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelstellingen:

​

1. Ledenadministratie

   • Registratie van lidmaatschapsgegevens

   • Communicatie over clubactiviteiten, contributie en vergaderingen

2. Organisatie van evenementen

   • Aanmelden van leden en gasten

   • Lijsten voor activiteiten, projecten en commissies

3. Communicatie en zichtbaarheid

   • Publicatie van foto’s en verslagen op website en sociale media

   • Nieuwsbrieven en interne updates

4. Financiële administratie

   • Facturatie van contributie

   • Verwerking van donaties en projectgelden

5. Naleving wettelijke verplichtingen

   • Verplichtingen vanuit Rotary Nederland en de AVG

   • ​

3. Welke gegevens worden verwerkt

Afhankelijk van de relatie met RCBC kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• Naam, adres, telefoonnummer, e-mail

• Geboortedatum (voor ledenadministratie)

• Betaalgegevens (contributie/donaties)

• Foto’s en video’s van clubactiviteiten

• Functies binnen de club en commissies

• Aanwezigheidsregistratie bij bijeenkomsten

• ​

RCBC verzamelt geen bijzondere persoonsgegevens tenzij dit noodzakelijk is voor activiteiten en de betrokkene hiervoor expliciet toestemming geeft.

​

4. Rechtsgrond

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op basis van:

• Uitvoering van het lidmaatschap

• Toestemming (bijv. gebruik van foto’s voor communicatie)

• Gerechtvaardigd belang (organisatie van clubactiviteiten)

• Wettelijke verplichting (administratieve bewaartermijnen)

​

5. Bewaartermijnen

RCBC hanteert de volgende termijnen:

• Ledenadministratie: tot 2 jaar na beëindiging lidmaatschap

• Financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

• Foto’s en publicaties: tot verzoek tot verwijdering

• Gastregistraties: maximaal 6 maanden

​

6. Delen van gegevens

RCBC deelt persoonsgegevens alleen met:

• Rotary Nederland en Rotary International (voor verplichte ledenadministratie)

• Externe dienstverleners zoals websitebeheer of boekhouding, onder verwerkersovereenkomsten

• Overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is

Gegevens worden nooit verkocht of voor commerciële doeleinden gebruikt.

​

7. Foto- en videobeeld

Bij activiteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt voor verslaglegging en promotie.
Betrokkenen kunnen altijd vooraf of achteraf verzoeken om niet herkenbaar in beeld te komen of beelden te laten verwijderen.

​

8. Beveiliging

RCBC neemt passende maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongewenste toegang en openbaarmaking. Toegang tot ledengegevens is beperkt tot bestuursleden en commissies voor wie dit strikt noodzakelijk is.

​

9. Rechten van betrokkenen

Iedere betrokkene heeft het recht op:

• Inzage in zijn/haar gegevens

• Correctie of verwijdering

• Beperking van verwerking

• Bezwaar tegen gebruik van gegevens

• Overdraagbaarheid van gegevens (waar toepasbaar)

• Intrekking van toestemming

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@rcbloemendaalcaprera.nl.

​

10. Wijzigingen van dit beleid

RCBC kan dit privacybeleid aanpassen wanneer nodig. De meest recente versie staat altijd op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen worden leden actief geïnformeerd.